Gestión del flujo de caja en los negocios 101

El flujo de caja es el alma de cualquier negocio. Puedes ser rentable en el papel, pero aún así tener dificultades para pagar las cuentas si el flujo de caja no está sincronizado. Comprender la gestión efectiva del flujo de caja en los negocios es crucial para la supervivencia y el crecimiento, especialmente para las pequeñas empresas que no cuentan con grandes reservas de efectivo a las que recurrir.

Comprender los fundamentos del flujo de caja

El flujo de caja es simplemente el movimiento de dinero que entra y sale de su negocio. Según Sloan (1996, p. 296), se refiere a 'la diferencia entre las ganancias y los devengos'. El flujo de caja positivo significa que entra más dinero del que sale, mientras que el flujo de caja negativo significa lo contrario. La clave es el tiempo: necesitas tener efectivo disponible cuando vencen las facturas, independientemente de cuánto dinero te deban.

Flujo de caja vs. ganancia

La ganancia es lo que queda después de restar los gastos de los ingresos. Como señaló Novy-Marx (2013, p. 1), la rentabilidad es 'la relación entre las ganancias brutas de una empresa (ingresos menos el costo de los bienes vendidos) y sus activos'. El flujo de caja se trata de la sincronización, cuando el dinero realmente se mueve. Puede ser rentable pero pobre en efectivo si los clientes pagan lentamente, o rico en efectivo pero no rentable si está quemando reservas.

Los tres tipos de gestión de flujo de caja como un proceso de tres pasos

1. Flujo de caja operativo

Dinero generado por sus actividades comerciales principales: ventas, servicios y operaciones diarias. Flujo de caja operativo debe ser su principal fuente de ingresos y, idealmente, positiva la mayor parte del tiempo.

2. Invertir el flujo de caja

Efectivo utilizado o generado a partir de inversiones en su negocio: compras de equipos, propiedades u otros activos a largo plazo. Esto suele ser negativo a medida que inviertes en crecimiento.

3. Financiación del flujo de caja

Dinero de préstamos, fondos de inversionistas o contribuciones de propietarios, menos pagos de préstamos y retiros de propietarios. Esto ayuda a cerrar las brechas en el flujo de caja operativo.

Crear un pronóstico de flujo de caja

A previsión de flujo de caja predice cuándo entrará y saldrá el dinero en los próximos 3-12 meses. Su precisión juega un papel vital en la planificación corporativa, como señalan Blanc y Setzer (2015, p. 1004), dado que 'la gestión de la liquidez y el riesgo cambiario se basan en tales pronósticos'. Las previsiones de flujo de caja son sistemas de alerta temprana para posibles crisis de liquidez.

Componentes esenciales del pronóstico:

Ventas esperadas y tiempo de pago
Gastos fijos (alquiler, salarios, seguros)
Gastos variables (materiales, comisiones)
Pagos de préstamos y otras obligaciones
Variaciones y tendencias estacionales

Estrategias para mejorar la gestión del flujo de caja en las empresas

Acelerar las cuentas por cobrar

Cuanto más rápido paguen los clientes, mejor será su flujo de caja. Concéntrese en reducir el tiempo entre la entrega de valor y la recepción del pago. Como señala Sasaki (2016), estrategias como aumentar las tenencias de efectivo pueden mejorar los flujos de efectivo financieros debido al aumento de los ingresos.

Condiciones de pago

Oferta descuentos por pago anticipado (2/10 neto 30) y cobrar cargos por demora para incentivar el pago puntual.

Factura rápidamente

Envíe las facturas inmediatamente después de la entrega. Cada día que se retrase es un día más hasta el pago.

Administre las cuentas por pagar de manera estratégica

Si bien desea que los clientes paguen rápidamente, puede Administra estratégicamente cuándo pagas proveedores para optimizar el flujo de caja.

Gestión inteligente de cuentas por pagar

Aprovecha las condiciones de pago completo (no pagues antes de tiempo a menos que haya un descuento)
Negocie más tiempo condiciones de pago con los proveedores cuando sea posible
Programa los pagos para que se alineen con tus entradas de efectivo.
Mantenga buenas relaciones: los proveedores pueden ofrecer flexibilidad durante períodos difíciles.

Gestión de inventario

El inventario inmoviliza el efectivo. El objetivo es tener suficiente para satisfacer la demanda sin excedentes que se queden en los estantes consumiendo capital de trabajo. Las buenas estrategias en este sentido pueden incluir la previsión de la demanda, la optimización de las adquisiciones y las técnicas de control de inventario (Al Shukaili et al., 2023).

Construyendo una reserva de efectivo

Cada negocio necesita un reserva de efectivo para gastos inesperados o caídas de ingresos. La pregunta es cuánto y cómo construirlo sin obstaculizar el crecimiento.

Cuánto dinero en efectivo mantener

Una regla común es de 3 a 6 meses de gastos operativos, pero esto varía según la industria y el modelo de negocio. Las empresas de servicios pueden necesitar menos, mientras que las empresas estacionales necesitan más.

Factores que afectan las necesidades de efectivo:

Estacionalidad de su negocio
Cliente patrones de pago
Estructura de costos fijos vs. variables
Acceso a crédito o financiamiento
Volatilidad de la industria
Planes de crecimiento y necesidades de capital

Construyendo su reserva

Comienza con algo pequeño y construye de manera consistente. Incluso reservar entre el 5 y el 10% de los ingresos puede crear un colchón significativo con el tiempo.

Opciones de financiamiento para brechas de flujo de caja

Incluso con buenas estrategias para la gestión del flujo de caja en los negocios, pueden ocurrir brechas. Tener opciones de financiamiento listas antes de que las necesites es crucial.

Opciones tradicionales

Línea de crédito comercial: acceda a los fondos según sea necesario, pague intereses solo por lo que usa.
Factoring de facturas: Venda cuentas por cobrar para obtener efectivo inmediato con un descuento.
Financiamiento de equipos: Utilice el equipo como garantía para obtener préstamos a un costo menor.

Alternativas Modernas

Financiamiento basado en ingresos: reembolso basado en un porcentaje de los ingresos mensuales
Anticipos de efectivo para comerciantes: rápidos pero costosos, úselos solo para emergencias.
Préstamos entre pares: plataformas en línea que conectan empresas con prestamistas individuales.

Herramientas tecnológicas para la gestión del flujo de caja en las empresas

technologyTextHerramientas modernas puede automatizar gran parte de la gestión del flujo de caja en las empresas, proporcionando información en tiempo real y reduciendo el trabajo manual.

Características esenciales a tener en cuenta:

Seguimiento de posición de efectivo en tiempo real
Previsión automatizada de flujo de caja
Integración con software de contabilidad
Informes de antigüedad de cuentas por cobrar
Automatización de recordatorios de pago. Las tendencias muestran que estos recordatorios pueden ayudar a evitar el incumplimiento (Roll & Moulton, 2019)
Acceso móvil para monitoreo en movimiento

Señales de advertencia de problemas de flujo de caja

Reconocimiento problemas te da más opciones para abordarlos. Esté atento a estas señales de alerta:

Señales de advertencia temprana:

Pagar las facturas tarde de manera constante
Aumento de la antigüedad de las cuentas por cobrar
Márgenes brutos en declive
Creciente dependencia del crédito para las operaciones
Dificultad para pagar la nómina a tiempo
Clientes que se quejan de la calidad del servicio (a menudo debido a la reducción de costos)

Gestión del flujo de caja estacional en los negocios

Muchas empresas tienen patrones estacionales que requieren una planificación especial del flujo de caja. La clave es prepararse durante los meses buenos para los desafiantes. Como señalan Ismail et al. (2011), es necesario abordar la vulnerabilidad de las pequeñas y medianas empresas a los cambios del mercado para evitar dificultades en la planificación del crecimiento.

Estrategias para negocios estacionales

Construya mayores reservas de efectivo durante las temporadas altas. La gestión de ingresos le ayudará a través de las temporadas intermedias y la temporada baja (Shields & Shelleman, 2013)
Negocie los términos de pago estacionales con los proveedores.
Considere fuentes de ingresos complementarias para las temporadas bajas.
Planifique los gastos importantes para períodos de flujo de caja máximo

Creando su plan de acción de flujo de caja

Una buena gestión del flujo de caja en los negocios requiere una atención constante y una planificación proactiva. Aquí te mostramos cómo empezar:

Plan de acción de 30 días:

1Cree un pronóstico de flujo de caja de 13 semanas.
2Revisar y optimizar las condiciones de pago con clientes y proveedores.
3Configure recordatorios automáticos de facturación y pago.
4Establezca una línea de crédito antes de que la necesite.
5Comienza a construir una reserva de efectivo con transferencias regulares.

Recuerde, la gestión del flujo de caja en los negocios es un proceso continuo, no una solución única. El monitoreo regular, la planificación proactiva y la acción rápida cuando surjan problemas mantendrán a su empresa financieramente saludable y posicionada para el crecimiento. Las empresas que sobreviven y prosperan son aquellas que dominan el tiempo del dinero, no solo su creación.

Referencias

Al Shukaili, S. M. S., Jamaluddin, Z., & Zulkifli, N. (2023). The impact of strategic inventory management on logistics organization's performance. International Journal of Business and Technology Management, 5(3), 288-298. https://www.researchgate.net/profile/Zaharuzaman-Jamaluddin/publication/376085117

Blanc, S. M., & Setzer, T. (2015). Analytical debiasing of corporate cash flow forecasts. European Journal of Operational Research, 243(3), 1004-1015. https://ideas.repec.org/a/eee/ejores/v243y2015i3p1004-1015.html

Ismail, H. S., Poolton, J., & Sharifi, H. (2011). The role of agile strategic capabilities in achieving resilience in manufacturing-based small companies. International Journal of Production Research, 49(18), 5469-5487. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/00207543.2011.563833

Novy-Marx, R. (2013). The other side of value: The gross profitability premium. Journal of Financial Economics, 108(1), 1-28. https://doi.org/10.1016/j.jfineco.2013.01.003

Roll, S. P., & Moulton, S. (2019). The impact of automated reminders on credit outcomes: Results from an experimental pilot program. Journal of Consumer Affairs, 53(4), 1693-1724. https://onlinelibrary.wiley.com/doi/abs/10.1111/joca.12252

Sasaki, T. (2016). Financial cash flows and research and development investment. Pacific-Basin Finance Journal, 39, 1-15. https://doi.org/10.1016/j.pacfin.2016.05.002

Shields, J., & Shelleman, J. (2013). Small business seasonality: Characteristics and management. Small Business Institute Journal, 9(1), 37-50. https://sbij.scholasticahq.com/article/26219

Sloan, R. G. (1996). Do stock prices fully reflect information in accruals and cash flows about future earnings? The Accounting Review, 71(3), 289-315. https://www.cuhk.edu.hk/acy2/workshop/June2009Wasley/1996TAR.pdf