Prevenga el fraude de facturas y proteja su negocio: Mejores prácticas de seguridad

El fraude de facturas y los ciberataques dirigidos a pequeñas empresas están en aumento. Dado que las pequeñas organizaciones son víctimas desproporcionadas de estas brechas de seguridad (Kapp & Helsop, 2011), las medidas de prevención son vitales. Los delincuentes saben que los sistemas de facturación a menudo contienen información financiera valiosa y detalles de pago, lo que los convierte en objetivos atractivos. Proteger su proceso de facturación no se trata solo de tecnología, sino de implementar prácticas de seguridad integrales que protejan los datos de su empresa y de sus clientes.

La creciente amenaza

Según Symantec (2016), una marca prominente de ciberseguridad, el 43% de los ciberataques se dirigen a pequeñas empresas, y el fraude de facturas cuesta a las empresas miles de millones anualmente. Para las organizaciones pequeñas, es común carecer de controles antifraude (Kapp & Helsop, 2011), lo que puede hacerlas vulnerables al fraude de facturas. El costo promedio de una violación de datos para las pequeñas empresas puede superar los $200,000, lo que a menudo es suficiente para forzar el cierre.

Amenazas comunes de seguridad en las facturas

Comprensión las amenazas que enfrentas es el primer paso para proteger su negocio. Como señalan Junger et al. (2020, 1), 'gran parte de la actividad fraudulenta ahora está relacionada con la cibernética'. Estas son las formas más comunes de fraude de facturas:

Fraude y manipulación de facturas

Los delincuentes interceptan facturas legítimas y alteran los detalles de pago, redirigiendo los pagos a sus propias cuentas. Esto puede suceder a través de Intercepción de correo electrónico, sistemas comprometidos o ingeniería social.

Compromiso de correo electrónico empresarial (BEC)

Este es un tipo de phishing por correo electrónico con fines financieros (Al-Musib et al., 2023, 497). Los atacantes obtienen acceso a cuentas de correo electrónico empresarial, cometen fraude en las facturas o envían instrucciones de pago engañosas a los clientes. Estos correos electrónicos a menudo parecen provenir de fuentes confiables, lo que los hace particularmente peligrosos.

Violaciones de datos

El acceso no autorizado a su sistema de facturación puede exponer información confidencial del cliente, detalles de pago y datos financieros de la empresa. Esto puede conducir a robo de identidad, fraude financiero y sanciones regulatorias.

Medidas de seguridad esenciales

Autenticación fuerte

Su primera línea de defensa contra el fraude de facturas es controlar quién puede acceder a sus sistemas. Las contraseñas débiles y la autenticación de un solo factor ya no son suficientes.

Prácticas recomendadas de autenticación

Utilice contraseñas únicas y complejas para todas las cuentas de negocios.
Habilite la autenticación de dos factores (2FA) siempre que sea posible.
Considere usar un gestor de contraseñas para su negocio
Actualice las contraseñas con regularidad, especialmente después de que los empleados se vayan.
Utilice la autenticación biométrica cuando esté disponible. Estas herramientas son beneficiosas en varias áreas de aplicación, incluida la seguridad y la protección, según Safavi et al. (2016).

Prácticas de correo electrónico seguro

Dado que la mayoría de las facturas se envían por correo electrónico, es fundamental proteger sus comunicaciones por correo electrónico para protegerse contra el fraude de facturas.

Cifrado de correo electrónico

Utilice servicios de correo electrónico cifrados o herramientas de cifrado para proteger los datos confidenciales de las facturas en tránsito.

Verificación de correo electrónico

Implementar Autenticación de correo electrónico protocolos como SPF, DKIM y DMARC para prevenir la suplantación de identidad.

Software de facturación segura

La plataforma de facturación que elijas juega un papel crucial en tu postura general de seguridad. No todas las soluciones de facturación ofrecen el mismo nivel de protección.

Características clave de seguridad que debe buscar

Cifrado de datos: tanto en tránsito como en reposo
Auditorías de seguridad periódicas: evaluaciones de seguridad realizadas por terceros
Certificaciones de cumplimiento: SOC 2, PCI DSS o estándares similares
Controles de acceso: permisos basados en roles y administración de usuarios
Registros de auditoría: registros detallados de todas las actividades del sistema

Seguridad de pago

Proteger la información de pago es crucial tanto para su negocio como para sus clientes. Esto incluye asegurar el procesamiento de pagos y proteger los datos de pago almacenados.

Cumplimiento de PCI DSS

La mayoría de las principales compañías de tarjetas de crédito requieren el cumplimiento de los Estándares de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) (Rees, 2010). Si procesa pagos con tarjeta de crédito, debe cumplir con PCI DSS. Esto incluye requisitos específicos para el manejo, almacenamiento y transmisión de datos de titulares de tarjetas.

Los requisitos de PCI DSS incluyen:

Red y sistemas seguros
Proteger los datos del titular de la tarjeta
Mantener el programa de gestión de vulnerabilidades
Implementar medidas de control de acceso fuertes
Monitoree y pruebe las redes con regularidad.
Mantener la política de seguridad de la información

Procesamiento de pagos seguro

Utilice Procesadores de pago de buena reputación que se encargan de la carga de seguridad por usted. Evite almacenar información de pago en sus propios sistemas siempre que sea posible.

Protección de datos del cliente

Sus facturas contienen información confidencial del cliente que debe protegerse. Esto incluye detalles de contacto, información del proyecto y datos financieros.

Minimización de datos

Recopile y almacene únicamente la información del cliente que realmente necesita. Cuantos menos datos sensibles tenga, menor será su exposición al fraude de facturas.

Políticas de retención de datos

Establecer políticas claras para cuánto tiempo conservas los datos del cliente y eliminar de forma segura la información que ya no necesita: un aspecto crucial de cualquier política de retención de datos es la eliminación permanente de los datos (Li et al. 2012). Muchas regulaciones requieren prácticas específicas de retención y eliminación de datos.

Copia de seguridad y recuperación

La seguridad no se trata solo de prevenir ataques, sino también de poder recuperarse cuando algo sale mal. Las copias de seguridad periódicas son esenciales para la continuidad del negocio.

Prácticas recomendadas de copia de seguridad:

Siga la regla 3-2-1: 3 copias, 2 medios diferentes, 1 fuera del sitio.
Automatice las copias de seguridad para garantizar la consistencia.
Pruebe regularmente los procedimientos de restauración de copias de seguridad.
Cifrar los datos de copia de seguridad tanto en tránsito como en reposo.
Almacene las copias de seguridad en ubicaciones geográficamente separadas.
Documente sus procedimientos de recuperación.

Capacitación y concientización de los empleados sobre el fraude de facturas

Sus empleados son a menudo el eslabón más débil de su cadena de seguridad. Los programas regulares de capacitación y concientización pueden reducir significativamente el riesgo de fraude de facturas y otros incidentes de seguridad.

Temas clave de capacitación

Reconocer los intentos de phishing y de ingeniería social
Creación y gestión adecuadas de contraseñas
Prácticas seguras de navegación por Internet y correo electrónico
Procedimientos de notificación de incidentes
Requisitos de privacidad y manejo de datos

Planificación de respuesta a incidentes

A pesar de sus mejores esfuerzos, el fraude de facturas y los incidentes de seguridad aún pueden ocurrir. Tener un plan de respuesta a incidentes bien definido plan de respuesta puede minimizar el daño y acelerar la recuperación.

Pasos de respuesta a incidentes:

Identificación: Detectar y confirmar el incidente de seguridad
Contención: Limitar el alcance y el impacto del incidente
Erradicación: Elimine la amenaza de sus sistemas.
Recuperación: Restaure las operaciones normales de manera segura.
Lecciones aprendidas: Analice y mejore su postura de seguridad

Evaluaciones de seguridad periódicas

La seguridad no es una configuración única, requiere atención continua y evaluación periódica. Programe revisiones periódicas de sus medidas de seguridad y actualícelas según sea necesario.

Lista de verificación de seguridad mensual

Revisar y actualizar el software y parches de seguridadchecklistItem1End
Verifique la integridad de la copia de seguridad y pruebe la restauración.
Revise los permisos de acceso de los usuarios y elimine las cuentas innecesarias.
Supervisar la actividad sospechosa en los registros del sistema.
Actualice las contraseñas de las cuentas críticas.
Revisar y probar los procedimientos de respuesta a incidentes.

Consideraciones legales y regulatorias

Dependiendo de su ubicación y la naturaleza de su negocio, puede estar sujeto a varias regulaciones de protección de datos. Estas políticas regulatorias imponen requisitos sobre la disponibilidad, integridad, migración, retención y acceso a los datos (Li et al., 2012). Comprender tus obligaciones es crucial para cumplir con las normas y evitar sanciones.

Regulaciones comunes

RGPD: Reglamento de protección de datos de la Unión Europea
CCPA: Ley de Privacidad del Consumidor de California
HIPAA: Privacidad de la información de salud (si corresponde)
SOX: Requisitos de información financiera (para empresas públicas)

Construyendo una cultura de seguridad primero

La seguridad debe ser responsabilidad de todos, no solo del departamento de TI. Crear una cultura en la que todos los miembros del equipo valoren y practiquen la seguridad es esencial para la protección a largo plazo contra el fraude de facturas.

Elementos culturales:

Haga que la seguridad sea parte de Integración para nuevos empleados
Recompense las buenas prácticas de seguridad y la presentación de informes.
Comunicar regularmente sobre amenazas y actualizaciones de seguridad.
Liderar con el ejemplo con prácticas de seguridad sólidas
Haga que las herramientas de seguridad y la capacitación sean fácilmente accesibles.
Fomente las preguntas y la discusión abierta sobre la seguridad.

La seguridad de las facturas no es opcional en el entorno empresarial digital actual. El costo de implementar medidas de seguridad adecuadas es mínimo en comparación con el costo potencial de una violación de seguridad o un fraude de facturas. Contar con un plan de seguridad digital, como han demostrado Papathanasiou et al. (2024), puede reducir la vulnerabilidad de las empresas a las amenazas cibernéticas. Comience con lo básico: autenticación sólida, software seguro y capacitación de los empleados, y luego construya a partir de ahí. Recuerde, la seguridad es un proceso continuo, no un destino. Manténgase alerta, siga aprendiendo y actualice regularmente sus prácticas de seguridad para adelantarse a las amenazas en evolución.

Referencias

Al-Musib, N. S., Al-Serhani, F. M., Humayun, M., & Jhanjhi, N. Z. (2023). Business email compromise (BEC) attacks. Materials Today: Proceedings, 81, 497-503. https://doi.org/10.1016/j.matpr.2021.03.647

Junger, M., Wang, V., & Schlömer, M. (2020). Fraud against businesses both online and offline: Crime scripts, business characteristics, efforts, and benefits. Crime Science, 9(1), 13. https://link.springer.com/article/10.1186/s40163-020-00119-4

Kapp, L. A., & Heslop, G. (2011). Protecting small businesses from fraud. The CPA Journal, 81(10), 62. https://www.proquest.com/docview/900317892

Li, J., Singhal, S., Swaminathan, R., & Karp, A. H. (2012). Managing data retention policies at scale. IEEE Transactions on Network and Service Management, 9(4), 393-406. https://ieeexplore.ieee.org/abstract/document/6335436

Papathanasiou, A., Liontos, G., Katsouras, A., Liagkou, V., & Glavas, E. (2024). Cybersecurity guide for SMEs: Protecting small and medium-sized enterprises in the digital era. Journal of Information Security, 16(1), 1-43. https://www.scirp.org/journal/paperinformation?paperid=137455

Rees, J. (2010). The challenges of PCI DSS compliance. Computer Fraud & Security, 2010(12), 14-16. https://doi.org/10.1016/S1361-3723(10)70156-1

Safavi, S., Gan, H., Mporas, I., & Sotudeh, R. (2016, December). Fraud detection in voice-based identity authentication applications and services. In 2016 IEEE 16th International Conference on Data Mining Workshops (ICDMW) (pp. 1074-1081). IEEE. https://ieeexplore.ieee.org/abstract/document/7836786

Symantec. (2016, April). Internet Security Threat Report, Volume 21. Symantec Corporation. https://docs.broadcom.com/doc/istr-16-april-volume-21-en