Pagos que encuentran su propia factura
Cuando llega dinero por Stripe, QuickBooks Online o Xero, Invoice My Clients propone la factura que liquida, califica la propuesta y la aplica por su cuenta solo cuando el pago identifica la factura. Todo lo demás espera en una lista corta de revisión.
01 / Conciliación Automática de Pagos
¿Qué es la conciliación automática de pagos?
Conciliar pagos, también llamado aplicación de cobros, es ligar cada pago recibido con la factura que paga. Hacerlo a mano implica leer conceptos de pago, adivinar cuál de tres facturas abiertas cubre una transferencia y mandar recordatorios a clientes que ya pagaron.
Invoice My Clients pasa cada pago recibido por una escalera de reglas. Las señales más fuertes, como nuestro identificador de factura en un pago de Stripe o el saldo exacto del cliente al que se emitió la factura, se aplican automáticamente. Las señales más débiles se vuelven sugerencias ordenadas que confirmas con un clic.
- Pagos de Stripe, además de pagos importados de QuickBooks Online y Xero.
- Cada propuesta muestra su calificación y la regla que la respalda.
- Se aplica automáticamente solo cuando el pago identifica la factura.
- Los pagos incompletos se aplican, y el resto queda abierto y señalado.
02 / Capacidades
Conciliación que puedes revisar
Propone, explica y actúa por su cuenta solo cuando la evidencia es un identificador y no una suposición.
Una escalera de reglas
Nuestro identificador de factura en el pago, un pago ya ligado a la factura, el saldo exacto del mismo cliente, el número de factura en el concepto con el monto exacto: primero la señal más fuerte. Cada candidata guarda la regla que la produjo.
Seguro, o te pregunta
Un cliente que coincide solo por nombre, o un número de factura citado con otro monto, es una sugerencia, no una coincidencia. Esos casos van a la lista de revisión en lugar de marcar una factura como pagada.
La ambigüedad y el sobrepago lo detienen
Dos candidatas igual de buenas, o más dinero del que debe la factura, dejan el pago en espera para ti sin importar la calificación. Una factura en otra moneda nunca es candidata.
Pagos incompletos resueltos
Un pago menor al saldo se aplica, el resto queda abierto y la diferencia se sube a la cola de escalamiento para que se cobre o se aclare.
Revisa, aplica, divide o rechaza
La lista de Pagos sin aplicar, a la que llegas desde el panel de CxC, muestra cada pago sin conciliar con hasta cinco candidatas ordenadas. Aplica una, divide el pago entre varias facturas o recházalo.
Verificado en el servidor
Al aplicar o dividir, se vuelven a leer el pago y la factura, se confirma que ambos son tuyos y se recalcula el saldo con los pagos de la propia factura antes de escribir nada.
03 / Proceso
Cómo funciona la conciliación de pagos
Llega el dinero
Un cliente paga por Stripe, o se importa un pago registrado en QuickBooks Online o Xero. Cada pago se registra una sola vez, aunque se vea dos veces.
Se califican las candidatas
El pago se compara con tus facturas abiertas en la misma moneda, y cada candidata se ordena por la regla más fuerte que cumple.
Las coincidencias seguras se aplican
Cuando la mejor candidata está identificada por el propio pago y ninguna otra se le acerca, el pago se aplica y el saldo de la factura se actualiza.
Tú confirmas el resto
Todo lo que queda por debajo de esa línea espera en Pagos sin aplicar con sus candidatas y razones, para que decidas con la evidencia a la vista.
04 / FAQ
Preguntas frecuentes sobre la conciliación de pagos
¿Qué pagos concilia?
Pagos recibidos por Stripe, incluidos los que llegan sin referencia de factura y los pagos parciales, y pagos importados de QuickBooks Online y Xero. No hay importación de movimientos bancarios; el dinero recibido por otra vía se registra a mano en la factura.
¿Podría marcar como pagada la factura equivocada?
Está hecho para evitarlo. Aplica un pago por su cuenta solo cuando el pago trae un identificador (nuestro identificador de factura, un pago ya ligado, el saldo exacto del cliente al que se emitió la factura, o el número de factura con el monto exacto), y deja en revisión todo lo ambiguo o con sobrepago. No publicamos una tasa de precisión; puedes ver la regla detrás de cada coincidencia.
¿Qué pasa con un pago parcial?
Se aplica, la factura queda abierta por el resto y la diferencia aparece en la cola de escalamiento para que un recordatorio o una llamada cierre la brecha.
¿Un pago puede cubrir varias facturas?
Sí. Desde la lista de revisión puedes dividir un pago entre varias facturas; cada parte se valida contra el saldo de esa factura antes de aplicarse.
¿Qué planes lo incluyen?
Professional en adelante, junto con el panel de CxC donde vive. El aviso de remesa, que le muestra al cliente cómo se aplicó un pago, está en todos los planes.
Deja de conciliar pagos a mano
Pagos de Stripe, QuickBooks y Xero aplicados a la factura correcta, con la razón a la vista.
No se requiere tarjeta de crédito para empezar.