Cómo facturar un patrocinio de marca: qué incluir, con un ejemplo de factura

Esta guía habla de facturas comerciales para marcas. Los requisitos fiscales locales, como los comprobantes electrónicos de tu país, dependen de dónde vivas. Consulta a tu contador.

Qué necesita una factura de patrocinio

• Tu nombre o razón social, dirección y correo, tal como aparecen en el contrato.
• La razón social de la marca, la que figura en el acuerdo, y el contacto de cuentas por pagar si lo tienes.
• Un número de factura que no repitas nunca (mira la guía de numeración de facturas).
• La fecha de emisión y la de vencimiento, con el plazo escrito, por ejemplo "Neto 30".
• La orden de compra o referencia de campaña de la marca, si te la dieron.
• Una línea por entregable, con una descripción simple.
• El uso o licencia como línea aparte, si el trato lo incluye.
• El total y cómo pagar.

Ejemplo de factura de patrocinio

Juno Park, una youtuber de viajes ficticia, le cobra a Harbour & Co. por un video dedicado.

Referencia: OC HC-2291. Plazo: Neto 30. Facturar a: Harbour & Co., Cuentas por Pagar.

Tres detalles hacen el trabajo. La fecha del contrato ata la factura a un alcance acordado. La licencia de uso va en su propia línea, para que la marca vea un derecho aparte, con inicio y duración. El número de OC le da al sistema de la marca algo que cruzar.

A quién facturar: la marca o la agencia

Factura a quien el contrato nombre como pagador. Si una agencia te contrató, normalmente la agencia es el cliente, y a veces te paga cuando la marca le paga a ella. Lee la cláusula de pago antes de facturar y pon la razón social exacta de la agencia. El caso de uso sobre darse de alta como proveedor cubre lo que pedirá cuentas por pagar.

Cuándo enviarla

Envíala cuando el contrato lo permita. Los momentos habituales son la firma (un anticipo), el día que entregas el borrador y el día que sale la publicación. Si el contrato no dice nada, envíala el día que publicas y avísalo en tu mensaje de entrega. No esperes a que te la pidan. Si acordaste un anticipo, mira cómo cobrar un patrocinio mitad por adelantado y mitad al entregar.

Separa entregables y derechos

Una sola línea que diga "Patrocinio, $5,400" no le da a la marca nada que aprobar ni a ti nada que señalar cuando pregunten qué incluye. Separa el trabajo (video, cortos, historias, mención en podcast) de los derechos (uso, exclusividad, anuncios con tu cuenta). Cuando la marca quiera ampliar el uso, agregas una línea en vez de renegociar todo. El artículo sobre cobrar derechos de uso y whitelisting lo explica a fondo.

Plazos de pago y cómo paga la marca

Escribe la fecha de vencimiento en la factura. Muchas marcas pagan a 30, 45 o 60 días, así que revisa el tuyo antes de planear el mes. Pago a 60 días para creadores cubre el flujo de caja.

Cómo paga la marca depende de tu plan. En el plan Free, Invoice My Clients envía la factura como enlace a un PDF por correo o mensaje de texto. Desde el plan Starter, el correo incluye además un enlace de pago para que la marca pague en línea con tarjeta. Muchas empresas prefieren transferencia bancaria, así que pon tus datos bancarios en la factura si el contrato lo permite.

Da seguimiento antes del vencimiento

Un recordatorio corto unos días antes de la fecha es amable y funciona. Después del vencimiento, sigue los pasos de la guía de correos por facturas vencidas. Si una marca deja de responder, el caso de uso sobre un cliente que dejó de responder explica cómo escalar.

Errores comunes

• Facturar con nombre artístico cuando el contrato usa tu nombre legal.
• Olvidar la OC que pidió finanzas.
• Meter el uso dentro de la tarifa sin canal ni plazo.
• Enviarla solo al contacto de marketing y no a cuentas por pagar.
• Repetir el número de factura del mes pasado.
• Saltarte la factura en un trato solo de producto. El producto regalado puede ser ingreso reportable; pregunta a tu contador y mira impuestos para creadores de contenido.

Preguntas frecuentes